Bureau d’études techniques indépendant, fort de ses 330 collaborateurs, intervient dans la construction, l’aménagement, l’énergie, et l’environnement en tant que maître d’œuvre de conception et de réalisation.

Recherche pour l’agence de Martigues (13) – 1 secrétaire d’agence

 

Sous la responsabilité du Directeur de l’agence, vous assurez le secrétariat du Directeur d’agence suite à une hausse d’activité et en renfort de deux assistantes principales.

A ce titre, vous êtes polyvalent(e) et autonome.

 

PRINCIPALES MISSIONS

En tant que secrétaire de l’agence, vous assistez le directeur d’agence et les collaborateurs :

 

  • Assure l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
  • Peut assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions.
  • Gère l’agenda du directeur.
  • Effectue la détection des affaires par la lecture des revues spécialisées BOAMP, moniteurs, presse locale, participe au montage des équipes et au suivi commercial.
  • Etablit les dossiers de candidatures et d’offres avec l’appui du Directeur ou Chef de projet.
  • Transmet au directeur les éléments de facturation et participe au montage du budget.
  • Ouvre les nouvelles opérations dans BeCloud Affaires et sous PGI en respectant la procédure.
  • Gère la partie contractuel (enregistrement, suivi, relance), y compris sous-traitance.
  • Assure la gestion administrative du personnel de l’agence, absences, congés.
  • Assure le classement et l’archivage des dossiers du Directeur (papier informatique) en appliquant les procédures existantes.
  • Participe à des missions transversales (tableaux de suivi de partenaires…)

 

En tant qu’assistante des chefs de projet,

 

  • Assure l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
  • Peut assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions.
  • Gère l’agenda des chefs de projet.
  • Assure le volet qualitatif des dossiers produits et coordonne la production papier.

 

Poste à pourvoir immédiatement.

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