Bérim, Société d’ingénierie de la construction, BET pluridisciplinaires assure un rôle de maître d’œuvre de la Construction de conception et de réalisation (330 salariés).
Recherche 1 assistant H/F
La personne assure le secrétariat du ou de la direction du service Aménagement, personne pivot de cette Direction d’Affaires composée de chefs de projet , conducteurs de travaux, projeteur et une équipe de secrétaires.
- Gère l’agenda du Directeur et son Adjointe, assure l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions, traite le courrier entrant, le diffuse et s’assure de son enregistrement. L’assistante gère leur messagerie avec pour objectifs : recherches d’information et assurer un relai interne.
- Rédige les courriers à partir des informations données par le Directeur de la construction.
- Maîtrise le montage des dossiers de candidatures et offres dématérialisées, en position de mandataire et ou de co traitant. Participe aux réunions commerciales de la direction et effectue de la veille ;
- Assure le suivi des documents commerciaux de la direction (CV, références.)
- Connaissance des différentes phases d’études et de leur contenu, connaissances des éléments contractuels qui en découlent, relance pour récupérer les contrats approuvés, assiste au suivi de la sous-traitance.
- Participe à la préparation de la facturation de nos missions (usage d’un progiciel), vérifie de l’effectivité de notre production, des conditions de facturation, participe à la préparation au budget d’affaires du service.
- Participe à la gestion administrative et financière de la sous-traitance, de l’intérim
- Garante des procédures internes liées à la traçabilité de notre production (enregistrement des courriers, classement, archivage).
- Assure le suivi administratif du personnel du Service (25 personnes)
- Anime une équipe de secrétaires (2), visualise la charge de l’équipe de secrétariat, est amenée à arbitrer, peut faire appel à du soutien interne.
Ce poste nécessite obligatoirement une expérience professionnelle avérée dans notre environnement professionnel. (Bureaux d’études, Entreprises, Cabinets d’Architecte…).
Qualités humaines attendues : dynamique, sens de l’anticipation, faculté à gérer les relations et le stress. Organisée et méthodique, sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs. Doit avoir le goût des chiffres.
Compétences :
- Maîtrise le PACK OFFICE
- Communication orale et écrite fluide, orthographe maitrisée
- Notion des grands principes de la commande publique, de la réglementation des marchés publics, les CCAG…
Idéalement 8 à 10 ans d’expérience professionnelle dans notre environnement professionnel
