Bureau d’études techniques indépendant, fort de ses 330 collaborateurs, intervient dans la construction, l’aménagement, l’énergie, et l’environnement en tant que maître d’œuvre de conception et de réalisation.

 Recherche pour l’agence de Martigues (13) – 1 secrétaire d’agence

Sous la responsabilité du Directeur de l’agence, vous assurez le secrétariat d’agence suite à une hausse d’activité & d’une mutualisation avec d’autres agences du groupe. Et ceci en renfort de deux assistantes principales.

A ce titre, vous êtes polyvalent(e) et autonome.

 

PRINCIPALES MISSIONS

En tant que secrétaire de l’agence, vous assistez le directeur d’agence et les collaborateurs :

  • Assure l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
  • Etablit les dossiers de candidatures et d’offres avec l’appui du Directeur ou Chef de projet.
  • Effectue la détection des affaires par la lecture des revues spécialisées, presse locale, participe au montage des équipes et au suivi commercial.
  • Assiste dans la partie contractuelle (enregistrement, suivi, relance), y compris sous-traitance. Transmet les éléments de facturation client et en assure le suivi (pointages, relances, etc.)
  • Assiste dans la gestion administrative du personnel de l’agence, absences, congés.
  • Assure le classement et l’archivage des dossiers (papier informatique) en appliquant les procédures existantes.
  • Peut assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions.
  • Participe à des missions transversales (tableaux de suivi de partenaires…)

 

En tant qu’assistante des chefs de projet,

 

  • Assure le volet qualitatif des dossiers produits et coordonne la production papier et sa diffusion.
  • Vérifie des situations de travaux et établit des certificats de paiement, en assure le suivi mensuel avec un reporting auprès de nos conducteurs de chantier.
  • Assure l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
  • Gère l’agenda des chefs de projet.

 

 

Maitrise complète des outils bureautique : Word & Excel et Outlook.

Poste à pourvoir immédiatement.

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