Bureau d’études techniques indépendant, fort de ses 300 collaborateurs, intervient dans la construction, l’aménagement, l’énergie, et l’environnement en tant que maître d’œuvre de conception et de réalisation.
Recherche pour l’agence de Saint-Etienne du Rouvray (76) – 1 secrétaire du directeur d’agence
Sous la responsabilité du Directeur de l’agence, vous assurez le secrétariat du Directeur d’agence et de l’équipe en place (trois chefs de projet et un responsable travaux).
A ce titre, vous êtes polyvalent(e) et autonome.
PRINCIPALES MISSIONS
En tant que secrétaire du directeur d’agence,
- Assure l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
- Peut assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions.
- Gère l’agenda du directeur.
- Effectue la détection des affaires par la lecture des revues spécialisées BOAMP, moniteurs, presse locale, participe au montage des équipes et au suivi commercial.
- Etablit les dossiers de candidatures et d’offres avec l’appui du Directeur ou Chef de projet.
- Transmet au directeur les éléments de facturation et participe au montage du budget.
- Ouvre les nouvelles opérations sur le serveur interne « Affaires » et sous le Progiciel de Gestion Intégré en respectant la procédure interne.
- Gère la partie contractuelle des affaires sous l’applicatif interne PGI PYTHAGORE après formation interne (enregistrement, suivi, relance des factures), y compris sous-traitance…
- Assure la gestion administrative du personnel de l’agence, absences, congés.
- Assure le classement et l’archivage des dossiers du Directeur (papier informatique) en appliquant les procédures existantes.
- Participe à des missions transversales (tableaux de suivi de partenaires…)
En tant que secrétaire des chefs de projet et du responsable travaux,
- Assure l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
- Peut assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions.
- Assure le volet qualitatif des dossiers produits et coordonne la production papier en lien avec les chefs de projets.
- Assure la rédaction des courriers pour les entreprises de travaux dans le cadre de la direction de chantier,
- Assure le suivi de la facturation des entreprises de travaux en lien avec notre suivi financier de chantier, notamment via le logiciel CHORUS, et en lien avec les Maitres d’ouvrage.
Ce poste nécessite obligatoirement une expérience professionnelle avérée dans notre environnement professionnel (Bureaux d’études, Entreprises, Cabinets d’Architecte…) : idéalement 5 ans et plus.
Qualités humaines attendues : dynamique, sens de l’anticipation, faculté à gérer les relations et le stress. Organisée et méthodique, il/elle sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs.
Compétences :
- Maîtrise le PACK OFFICE
- Communication orale et écrite fluide, orthographe maitrisée
- Notion des grands principes de la commande publique, de la réglementation des marchés publics, les CCAG…
Poste à pourvoir en CDI à partir du 1er octobre 2023.
